Datenschutzerklärung

VIDIS SA mit Sitz in Bielany Wrocławskie, ul. Logistyczna 4, 55-040 Bielany Wrocławskie, kommt ihren Verpflichtungen aus den geltenden Gesetzen zum Schutz personenbezogener Daten nach, einschließlich der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (im Folgenden als DSGVO bezeichnet), und möchte Ihnen hiermit Informationen über die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen.

Die in dieser Datenschutzerklärung enthaltenen Informationen helfen Ihnen zu verstehen, welche personenbezogenen Daten von VIDIS SA erhoben und verarbeitet werden, zu welchen Zwecken sie verwendet werden und welche Rechte Ihnen im Zusammenhang mit dem Schutz personenbezogener Daten zustehen.

Wer erhebt und verarbeitet Ihre personenbezogenen daten, d.h. wer ist der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten?

VIDIS SA mit Sitz in Bielany Wrocławskie, ul. Logistyczna 4, 55-040 Bielany Wrocławskie (im Folgenden als VIDIS SA oder ADO – Verantwortlicher für personenbezogene Daten bezeichnet).

WIE KÖNNEN SIE SICH MIT VIDIS SA IN VERBINDUNG SETZEN?

Sie können uns kontaktieren:

1. per E-Mail: rodo@vidis.pl
2. per Telefon: (+48) 71 33 880 00,
3. auf dem Postweg: ul. Logistyczna 4, 55-040 Bielany Wrocławskie, Polen

WANN UND WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN ERHEBT UND VERARBEITET VIDIS SA?

VIDIS SA erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit:

1. der Erbringung von Servicedienstleistungen;
2. dem Verkauf von Produkten und Dienstleistungen über die Website defenzo.pl, einschließlich der Auftragsabwicklung und dem Kundenkontakt;
3. den durchgeführten Marketingaktivitäten;
4. der Kontaktaufnahme über die auf den Websites verfügbaren Formulare;
5. den aufgebauten Geschäftsbeziehungen;
6. den durchgeführten Rekrutierungsprozessen.

WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN ERHEBT UND VERARBEITET VIDIS SA?

VIDIS SA erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten in dem Umfang, der zur Erreichung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist.

Je nach Zweck und Rechtsgrundlage der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten kann VIDIS SA unter anderem folgende Daten erheben und verarbeiten:

1. Identifikationsdaten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Vorname, Nachname,
2. Kontaktdaten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse;
3. Identifikationsdaten des Unternehmens, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Firmenname, Geschäftsadresse, Steuernummer (NIP), REGON.

ZU WELCHEM ZWECK UND AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE VERARBEITET DER ADO IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN UND WIE LANGE WERDEN DIESE GESPEICHERT?

1. Wenn Sie Servicedienstleistungen in Anspruch nehmen

Zweck der Datenverarbeitung	Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung	Dauer der Speicherung/Verarbeitung personenbezogener Daten
Erfüllung des Vertrags über die Erbringung von Dienstleistungen oder Durchführung angeforderter Maßnahmen vor Vertragsabschluss	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO	Für die Vertragserfüllung erforderlicher Zeitraum (Erbringung der Dienstleistung)
Führung von Buchhaltungsunterlagen und Steuerdokumenten	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 74 Abs. 2 des Rechnungslegungsgesetzes und anderen Sonderregelungen	Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungs- und Steuerunterlagen
Gewährleistung der Sicherheit von Personen und Sachen durch den Einsatz einer Videoüberwachung, die das Bild am Hauptsitz der ADO aufzeichnet, was ein berechtigtes Interesse der ADO an der Datenverarbeitung darstellt	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	1 Monat

2. Wenn Sie Kunde von VIDIS SA sind, einschließlich Kunden des von VIDIS SA betriebenen B2B-Systems:

Zweck der Datenverarbeitung	Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung	Dauer der Speicherung/Verarbeitung personenbezogener Daten
Erfüllung des Kaufvertrags, einschließlich der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen, Kontakt im Zusammenhang mit der Auftragsabwicklung	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO	Für die Erfüllung des Kaufvertrags erforderlicher Zeitraum (vom Eingang der Bestellung bis zu deren Erfüllung)
Geltendmachung von Ansprüchen und Abwehr von Ansprüchen aus der Geschäftstätigkeit, was ein berechtigtes Interesse der ADO an der Datenverarbeitung darstellt	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	Gesetzliche Verjährungsfrist für Ansprüche
Führung von Buchhaltungsunterlagen und Steuerdokumenten	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 74 Abs. 2 des Rechnungslegungsgesetzes und anderen Sonderregelungen	Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungs- und Steuerunterlagen
Gewährleistung der Sicherheit von Personen und Sachen durch den Einsatz einer Videoüberwachung, die das Bild am Hauptsitz von VIDIS SA aufzeichnet, was ein berechtigtes Interesse der ADO an der Datenverarbeitung darstellt	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	1 Monat

3. Wenn Sie die auf den von VIDIS SA betriebenen Websites verfügbaren Kontaktformulare nutzen:

Zweck der Datenverarbeitung	Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung	Dauer der Speicherung/Verarbeitung personenbezogener Daten
Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit der über das Kontaktformular übermittelten Anfrage/Meldung, basierend auf der erteilten Einwilligung zur Datenverarbeitung	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO	Für den Zeitraum, der erforderlich ist, um auf die Anfrage zu antworten und die damit verbundene Korrespondenz/Gespräche zu führen, jedoch nicht länger als bis zum Widerruf der Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Geltendmachung von Ansprüchen und Abwehr von Ansprüchen im Zusammenhang mit der vom ADO ausgeübten Geschäftstätigkeit, was ein berechtigtes Interesse des ADO darstellt, wenn Ihre Anfrage eine Datenverarbeitung zu diesem Zweck rechtfertigen kann (z. B. wenn die Anfrage eine Reklamation betrifft)	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	Für den gesetzlich festgelegten Verjährungszeitraum von Ansprüchen

4. Wenn VIDIS SA Marketingaktivitäten Ihnen gegenüber durchführt / ein Newsletter versendet wird:

Zweck der Datenverarbeitung	Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung	Dauer der Speicherung/Verarbeitung personenbezogener Daten
Durchführung von Marketingaktivitäten im Zusammenhang mit der Tätigkeit von VIDIS SA, einschließlich des Aufbaus von Geschäftsbeziehungen, des Versands von Angeboten, Informationen über Waren, Dienstleistungen, Werbeaktionen, Newslettern – im Rahmen des berechtigten Interesses des ADO oder Ihrer erteilten Einwilligung	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, was ein berechtigtes Interesse des ADO darstellt, welches im Marketing von Produkten und Dienstleistungen besteht Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 10 Abs. 2 des Gesetzes über die Erbringung elektronischer Dienstleistungen, Art. 172 des Telekommunikationsgesetzes	Für den zeitraum, der zur Erreichung des Zwecks erforderlich ist, jedoch nicht länger als bis: 1) Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu diesem Zweck einlegen oder 2) falls Sie Marketingeinwilligungen erteilt haben – bis zum Widerruf der erteilten Einwilligung

5. Wenn Sie sich um eine Stelle bei VIDIS SA bewerben

Zweck der Datenverarbeitung	Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung	Dauer der Speicherung/Verarbeitung personenbezogener Daten
Durchführung des laufenden Rekrutierungsprozesses	Art. 221 des Arbeitsgesetzbuches, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, was das berechtigte Interesse des ADO darstellt, welches im Bedarf besteht, eine angemessene Personalbesetzung der Mitarbeiter sicherzustellen	Für einen Zeitraum von 3 Monaten ab Beginn des Rekrutierungsprozesses
Durchführung zukünftiger Rekrutierungsprozesse	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO	Für einen Zeitraum von 1 Jahr ab Beginn des Rekrutierungsprozesses

Woher bezieht VIDIS SA Ihre Daten?

Kunden	Die Daten werden vor Abschluss des Vertrages oder während seiner Durchführung direkt von Ihnen erhoben.
Auftragnehmer: Aufbau von Geschäftsbeziehungen	Die Daten werden vor Abschluss des Vertrages oder während seiner Durchführung direkt von Ihnen erhoben.
Vertreter des Auftragnehmers, Kontaktpersonen	Die Daten werden von dem von Ihnen vertretenen Unternehmen oder direkt von Ihnen erhoben. Falls personenbezogene Daten von dem Unternehmen bereitgestellt werden, in dessen Namen Sie handeln, erhebt der ADO Ihre Daten: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Berufsbezeichnung.
Potenzielle Auftragnehmer	Die Daten werden direkt von Ihnen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen erhoben. Falls personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen erhoben werden, erhebt der ADO Ihre personenbezogenen Daten: Vorname, Nachname, Firmenname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Berufsbezeichnung.
Nutzer von Kontaktformularen	Die Daten werden im Kontaktformular direkt von Ihnen erhoben oder während des Kontakts, der zur Beantwortung der über das Kontaktformular gestellten Anfrage durchgeführt wird.
Empfänger von Marketingaktivitäten	Die Daten können bezogen werden: 1) direkt von Ihnen; 2) von dem von Ihnen vertretenen Unternehmen (Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Berufsbezeichnung);
Bewerber	Die Daten werden durch die eingereichten Unterlagen (Lebenslauf) direkt von Ihnen erhoben.

IST DIE BEREITSTELLUNG IHRER DATEN ERFORDERLICH?

Kunden:	Die Bereitstellung der für die Vertragserfüllung erforderlichen Daten ist Voraussetzung für den Vertragsabschluss. Eine Weigerung hat zur Folge, dass die Dienstleistung nicht in Anspruch genommen oder keine Rechnung ausgestellt werden kann.
Auftragnehmer:	Die Bereitstellung der für die Abgabe eines Angebots und den anschließenden Abschluss und die Durchführung des Vertrages erforderlichen Daten ist Voraussetzung für den Vertragsabschluss. Eine Weigerung hat zur Folge, dass kein Angebot abgegeben und kein Vertrag abgeschlossen werden kann.
Vertreter des Auftragnehmers, Kontaktpersonen	Wenn Sie personenbezogene Daten direkt an den ADO übermitteln, ist die Bereitstellung freiwillig, aber erforderlich, damit der ADO den Vertrag für das von Ihnen vertretene Unternehmen erfüllen kann. Bei Nichtbereitstellung der Daten kann die Durchführung des Vertrages erschwert werden.
Potenzielle Auftragnehmer	Wenn Sie Daten direkt an den ADO übermitteln, ist die Bereitstellung freiwillig, aber erforderlich, um Maßnahmen zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen zu ergreifen, einschließlich der Abgabe eines Angebots und des Abschlusses eines Vertrages.
Nutzer von Kontaktformularen	Die Bereitstellung der zur Beantwortung der Anfrage/Fragen erforderlichen Daten ist Voraussetzung für den Erhalt einer Antwort. Die Nichtbereitstellung der Daten hat zur Folge, dass die Anfrage/Frage nicht beantwortet werden kann.
Empfänger von Marketingaktivitäten	Die Bereitstellung Ihrer Daten is freiwillig.
Bewerber	Die Bereitstellung der in Art. 221 des Arbeitsgesetzbuches genannten Daten ist zur Durchführung des Rekrutierungsprozesses erforderlich. Alle darüber hinausgehenden Daten werden freiwillig bereitgestellt.

AN WEN KANN DER ADO IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN WEITERGEBEN?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten können erhalten:

1. Mitarbeiter und Kooperationspartner des ADO, die befugt sind, Ihre personenbezogenen Daten im Auftrag des ADO zu verarbeiten;
2. Unternehmen, die vom ADO mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt wurden, einschließlich:
   1. Anbieter von technischen und organisatorischen Dienstleistungen (insbesondere Anbieter von IT-Dienstleistungen, Unternehmen für Post- und Kurierdienste);
   2. Anbieter von Rechts- und Beratungsdienstleistungen, einschließlich der Geltendmachung von Ansprüchen im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit von VIDIS SA und der Abwehr von Ansprüchen;
   3. andere Unternehmen, Personen oder Stellen – in dem Umfang und unter den Bedingungen, die gesetzlich festgelegt sind, vorausgesetzt, dass die Weitergabe Ihrer Daten an diese Stellen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und unter Wahrung der vollen Sicherheitsregeln erfolgt.

WERDEN IHRE DATEN IN LÄNDER AUSSERHALB DES EUROPÄISCHEN WIRTSCHAFTSRAUMS ÜBERTRAGEN (IN ANDERE LÄNDER ALS DIE EU-MITGLIEDSTAATEN SOWIE ISLAND, NORWEGEN UND LIECHTENSTEIN)?

Ihre Daten werden nicht in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen.

WELCHE RECHTE STEHEN IHNEN IM ZUSAMMENHANG MIT DER DATENVERARBEITUNG DURCH DEN ADO ZU?

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch VIDIS SA haben Sie das Recht auf:

1. Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO);
2. Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO);
3. Löschung der Daten in den in Art. 17 Abs. 1 genannten Fällen, unter Berücksichtigung der in Art. 17 Abs. 3 DSGVO genannten Ausnahmen;
4. Einschränkung der Datenverarbeitung in den in Art. 18 DSGVO genannten Fällen;
5. Datenübertragbarkeit in den in Art. 20 DSGVO genannten Fällen.

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, ermöglicht VIDIS SA den Kontakt:

1. per E-Mail: rodo@vidis.pl
2. auf dem Postweg: ul. Logistyczna 4, 55-040 Bielany Wrocławskie, Polen

Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der für den Schutz personenbezogener Daten zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, falls VIDIS SA bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten verstößt.

RECHT AUF WIDERRUF DER EINWILLIGUNG ZUR VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Wenn der ADO Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Sie können Ihre Einwilligung widerrufen:

1. per E-Mail: rodo@vidis.pl
2. am Empfang der Geschäftsstelle: ul. Logistyczna 4, 55-040 Bielany Wrocławskie
3. auf dem Postweg: Logistyczna 4, 55-040 Bielany Wrocławskie, Polen
4. in Bezug auf den Erhalt des Newsletters – indem Sie den Anweisungen in der E-Mail folgen.

WERDEN AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGEN (ENTSCHEIDUNGEN OHNE MENSCHLICHES EINGREIFEN) IN BEZUG AUF IHRE DATEN GETROFFEN?

In Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten werden keine automatisierten Entscheidungen (Entscheidungen ohne menschliches Eingreifen), einschließlich automatisierter Profilerstellung, getroffen.

RECHT AUF WIDERSPRUCH

Darüber hinaus weist VIDIS SA darauf hin, dass Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, das Recht haben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, einschließlich der Profilerstellung, Widerspruch einzulegen, wenn die Grundlage für die Datenverarbeitung durch den ADO ist:

1. die Erforderlichkeit der Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO),
2. das berechtigte rechtliche Interesse des ADO (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Nach Einlegung des Widerspruchs darf VIDIS SA die personenbezogenen Daten nicht mehr auf den vorgenannten Grundlagen verarbeiten, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verarbeitet VIDIS SA Ihre Daten für Zwecke der Direktwerbung, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten durch VIDIS SA zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

SICHERHEIT PERSONENBEZOGENER DATEN

VIDIS SA wendet geeignete technische und organisatorische Maßnahmen an, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, einschließlich des Schutzes personenbezogener Daten vor unbefugter Nutzung, Verlust oder Zerstörung. Um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten bei VIDIS SA zu gewährleisten, wurden entsprechende personelle, organisatorische, technische (IT) und physische Sicherheitsvorkehrungen implementiert.